1. Introducción

COFOINSA es la plataforma web oficial de gestión del congreso. A través de ella los ponentes registrados pueden enviar sus comunicaciones científicas, hacer su seguimiento y, una vez celebrado el congreso, descargar sus certificados de participación firmados digitalmente.

Este manual describe el funcionamiento completo desde la perspectiva del ponente: cómo registrarse, cómo crear y gestionar comunicaciones, qué ocurre con el control antiplagio, cómo se adjunta el vídeo de defensa y cuándo están disponibles los certificados y la sala de exposiciones.

1.1 Perfiles de usuario

Coordinador	Revisa las comunicaciones enviadas y las aprueba o rechaza. Puede también ver y descargar PDFs.
Ponente	Usuario registrado que envía, edita y gestiona sus comunicaciones. Solo ve sus propias comunicaciones y las de sus co-autorías.

2. Registro e inicio de sesión

Para acceder a la plataforma como ponente es necesario crear una cuenta. Dirígete a la sección de Registro disponible en el menú principal.

2.1 Registro de cuenta

Durante el proceso de registro deberás completar los siguientes datos:

• Nombre y apellidos — Se mostrarán en las comunicaciones y certificados.
• Correo electrónico — Dirección donde recibirás todas las notificaciones.
• Contraseña — Debe ser Fuerte o superior (indicador visual en el formulario).
• DNI/NIE — Identificación personal.
• Universidad / Centro — Institución de referencia.
• Biografía y perfil laboral — Opcionales, pero recomendados.
• Aceptación de términos — Obligatoria para completar el registro.

Una vez enviado el formulario, tu cuenta quedará en estado pendiente hasta que la confirmes con el email enviado a ese mismo correo.

2.2 Inicio de sesión

Accede a través de la URL de acceso del congreso. Introduce tu correo electrónico y contraseña. Si la cuenta está activa, serás redirigido al escritorio de usuario.

2.3 Inscripción y pago

Además del registro, es necesario completar la inscripción al congreso a través de la pasarela de pago disponible en tu escritorio (botón «Pagar congreso»). Sin la inscripción completada no podrás acceder a la Sala de Exposiciones ni descargar certificados. El envío de comunicaciones sí es independiente del pago. Pero recordar que el comité no verá las comunicaciones de usuarios no matriculados.

3. Escritorio de usuario

Tras iniciar sesión, accedes al escritorio principal. Desde aquí tienes acceso rápido a las secciones disponibles según tu perfil y el momento del congreso.

Secciones del escritorio (ponente)

Mis Comunicaciones	Lista de todas tus comunicaciones enviadas y su estado actual. (Una vez comenzado el congreso presencial ya no será posible subir comunicaciones).
Nueva Comunicación	Formulario para enviar una comunicación nueva.
Mi Perfil	Edición de datos personales, universidad y biografía.
Certificados	Descarga de certificados de participación (disponible tras la fecha del congreso y con inscripción pagada).
Sala de Exposiciones	Consulta de todas las comunicaciones aprobadas del congreso (disponible tras la fecha de apertura y con inscripción pagada).

Las opciones de Certificados y Sala de Exposiciones aparecen bloqueadas hasta que el administrador active la fecha de apertura correspondiente. Aparecerán con un candado y mensaje explicativo hasta entonces.

4. Comunicaciones

4.1 ¿Qué es una comunicación?

Una comunicación es el trabajo científico que presentas al congreso. Puede ser un estudio de investigación, un caso clínico, una revisión sistemática, etc. Cada comunicación se asocia a un área temática y una modalidad de presentación.

4.2 Modalidades disponibles

Al crear una comunicación debes elegir una de las tres modalidades:

Modalidad	Descripción	Co-autores	PDF	Vídeo
Póster Virtual sin defensa	Comunicación en formato póster, sin presentación oral	Sí (máx. 7)		No aplica
Oral Defensa Virtual (Vídeo)	Comunicación con presentación oral grabada en vídeo	Sí (máx. 7)		Obligatorio si aprobada
Simposio	Conferencia temática estructurada. Sin co-autores	No		Obligatorio si aprobada

Límites por modalidad: Cada ponente puede enviar un número máximo de comunicaciones de tipo Póster/Oral Vídeo y de tipo Simposio. Estos límites son configurados por el administrador y se muestran en tu panel antes de comenzar. Si alcanzas el límite, el sistema bloqueará el envío y te informará.

4.3 Campos de una comunicación

Independientemente de la modalidad, todas las comunicaciones deben completar los siguientes campos:

Título	Nombre de la comunicación. Máximo 250 caracteres.
Modalidad	Tipo de presentación (Póster, Oral Vídeo o Simposio).
Área Temática	Categoría científica a la que pertenece el trabajo.
Tipo de Estudio	Estudios de Investigación o Casos clínicos / notas clínicas.
Introducción / Objetivo	Hasta 320 caracteres.
Metodología	Hasta 680 caracteres.
Resultados	Hasta 1 300 caracteres.
Discusión / Conclusión	Hasta 700 caracteres.
Co-autores	Solo en Póster y Oral Vídeo. Máximo 7 co-autores adicionales (8 firmantes en total). No disponible en Simposio.

Los contadores de caracteres son en tiempo real. El formulario no permitirá el envío si se supera algún límite máximo o no se alcanza el mínimo configurado por el administrador.

4.4 Áreas temáticas disponibles

Al enviar tu comunicación deberás seleccionar una de las siguientes áreas temáticas:

• Atención Primaria
• Avances de Ciencia de la Salud
• Casos Clínicos
• Estudios y Trabajos Experimentales
• Hospitalaria
• Investigación Clínica
• Revisiones Sistemáticas
• Salud Comunitaria
• Salud Laboral
• Salud Pública y Medioambiente
• TGM-TFM / Especialidad Universitaria / Otros
• Urgencias

5. Ciclo de vida de una comunicación

5.1 Envío de la comunicación

Para enviar una comunicación ve al apartado «Nueva Comunicación» de tu escritorio o utiliza el botón disponible en «Mis Comunicaciones». Rellena todos los campos obligatorios y pulsa Guardar.

Al enviar, de forma automática e inmediata, el sistema realizará las siguientes acciones:

• Verificación antiplagio (Copyscape): El texto completo de la comunicación se analiza contra bases de datos online. El comité no aceptará comunicaciones que no hayan pasado el test Antiplagio. Podrás editar cuantas veces haga falta la comunicación hasta conseguir el APTO (verde) del test Antiplagio.
• Correo de confirmación de recepción: Recibirás un email en el que se te informa de que la comunicación ha sido recibida y está pendiente de revisión.

Puedes crear una comunicación aunque no hayas completado el pago de la inscripción. Sin embargo, solo los ponentes con inscripción pagada y aceptada por comité aparecerán en la Sala de Exposiciones.

5.2 Control antiplagio automático (Copyscape)

Cada vez que se crea una comunicación nueva, el sistema lanza automáticamente una verificación de originalidad usando la API de Copyscape. Este proceso es transparente para el usuario.

Resultados posibles:

Apta (sin similitudes)	Se envía un correo al ponente confirmando que la comunicación ha superado el control y está pendiente de revisión por el comité.
Similitudes detectadas	La comunicación queda marcada internamente para revisión manual por el comité. Se muestra un aviso en pantalla. No se bloquea automáticamente, pero el comité lo tendrá en cuenta.
Error de API	Si la API no responde, la comunicación queda como «no verificada». El administrador puede relanzar la verificación manualmente desde el panel.

5.3 Estados de revisión

Una vez enviada, tu comunicación puede encontrarse en uno de los siguientes estados:

Estado	Descripción	Acciones disponibles
PENDIENTE	Recibida, a la espera de revisión por el comité	Ver · Editar · Borrar
APROBADA	Revisada y aceptada por un coordinador	Ver · Descargar PDF · Subir vídeo (si aplica)
RECHAZADA	No cumple los criterios. Puede subsanarse y volver a enviar	Ver

5.4 Notificaciones por correo electrónico

La plataforma envía notificaciones automáticas por email en los siguientes momentos:

• Comunicación recibida: Correo inmediato de confirmación al enviar una nueva comunicación.
• Antiplagio superado: Correo específico cuando el análisis de Copyscape no detecta similitudes (resultado «Apta»).
• Registro completado: Al finalizar el proceso de registro en la plataforma.

Los avisos de aprobación o rechazo de comunicaciones son gestionados por los coordinadores a través del panel de revisión. Consulta el estado de tus comunicaciones en tu sección «Mis Comunicaciones».

6. Edición y borrado de comunicaciones

6.1 Edición

Puedes editar una comunicación en los siguientes supuestos:

• La comunicación está en estado Pendiente. 
• No ha llegado la fecha límite de envío de comunicaciones.

Una vez que una comunicación es Aprobada, deja de ser editable para garantizar la integridad del trabajo revisado.

Para editar, ve a «Mis Comunicaciones», localiza la comunicación y pulsa el botón «Editar». Podrás modificar todos los campos del contenido, incluyendo el título, modalidad, área temática, textos y co-autores.

Nota: La edición no relanza el análisis antiplagio.

6.2 Borrado

Puedes borrar cualquiera de tus comunicaciones siempre que:

• La fecha límite de envío de comunicaciones no haya pasado.
• La comunicación no haya sido Aprobada (las aprobadas no se pueden borrar por el ponente).

Para borrar, ve a «Mis Comunicaciones», pulsa el botón de borrar en la comunicación correspondiente y confirma la acción. El borrado es permanente e irreversible.

7. Descarga del PDF de la comunicación

Cuando una comunicación es aprobada por el comité, el sistema genera automáticamente un PDF con todos los contenidos del trabajo. Este documento está disponible para descarga inmediata desde «Mis Comunicaciones» y desde la vista detallada de la comunicación, pulsando el botón « PDF».

El PDF incluye el título, modalidad, área temática, tipo de estudio, todos los apartados del texto (introducción, metodología, resultados, discusión), el autor principal y los co-autores.

El PDF de comunicación es diferente al certificado de participación. El primero contiene el contenido del trabajo; el segundo acredita tu participación en el congreso.

8. Vídeo de defensa

8.1 ¿Cuándo aparece el botón de vídeo?

El botón de subida de vídeo solo aparece cuando se cumplen estas dos condiciones simultáneamente:

• La comunicación ha sido Aprobada por el comité.
• La modalidad es «Oral Defensa Virtual (Vídeo)» o «Simposio». Las comunicaciones de tipo Póster Virtual no tienen opción de vídeo.

Si tu comunicación es un Póster Virtual, no verás el botón de vídeo en ningún momento, independientemente del estado de revisión.

8.2 Cómo subir el vídeo

Ve a «Mis Comunicaciones» y localiza la comunicación aprobada. Verás el botón « Subir vídeo» (o « Cambiar vídeo» si ya hay uno subido). Al pulsarlo se abrirá un selector de archivo.

Requisitos del vídeo:

Formatos permitidos	MP4, MKV, MOV, AVI, WEBM, M4V
Tamaño máximo	Definido por el administrador (por defecto 50 MB). El sistema te informará si superas el límite.
Sustitución	Si subes un nuevo vídeo, el anterior se elimina automáticamente.

Aviso: El administrador puede desactivar la subida de vídeos en ciertos periodos. Si el botón no aparece y la comunicación está aprobada con la modalidad correcta, puede deberse a que la subida esté temporalmente desactivada.

9. Certificados de participación

9.1 ¿Qué es el certificado?

El certificado de participación es un documento PDF oficial que acredita tu intervención en el congreso. Aparece tanto a los autores principales como a los co-autores de las comunicaciones aprobadas.

Cada comunicación aprobada genera un certificado independiente. Si has participado en tres comunicaciones aprobadas, dispondrás de tres certificados.

9.2 Contenido del certificado

Cada certificado incluye:

• Nombre completo del participante.
• Universidad o centro de referencia.
• Título de la comunicación.
• Modalidad y área temática.
• Nombre del autor principal y lista de co-autores.
• Fecha de emisión.
• Código QR de verificación de autenticidad.
• Firma digital ISO 32000 (reconocida por Adobe Acrobat como firma PDF nativa, si está configurada por el administrador).

9.3 ¿Cuándo están disponibles?

Los certificados solo están disponibles cuando se cumplen las tres condiciones siguientes:

• Fecha de apertura: El administrador activa la descarga de certificados en una fecha concreta. Antes de esa fecha, el botón aparece bloqueado con el mensaje «Los certificados no están disponibles todavía».
• Comunicación aprobada: Solo se generan certificados para comunicaciones en estado Aprobada.
• Inscripción pagada: Solo los ponentes que hayan completado el pago de la inscripción pueden descargar sus certificados.

Si ves el candado en la sección Certificados y ya has pagado la inscripción, es porque aún no ha llegado la fecha de apertura configurada por el administrador. Consulta el calendario del congreso en la sección de Normativa.

9.4 Cómo descargar el certificado

Una vez disponibles, ve a la sección «Certificados» de tu escritorio. Verás un listado de todas tus comunicaciones aprobadas, cada una con su botón de descarga. Pulsa el botón correspondiente y el PDF se generará y descargará automáticamente.

10. Sala de exposiciones

10.1 ¿Qué es la Sala de Exposiciones?

La Sala de Exposiciones es el espacio público del congreso dentro de la plataforma donde se muestran todas las comunicaciones aprobadas, organizadas por área temática. Permite a todos los asistentes inscritos consultar los trabajos presentados, sus autores, resúmenes y los vídeos de defensa disponibles.

10.2 Condiciones de acceso

• Inicio de sesión obligatorio: No es posible acceder sin cuenta.
• Inscripción pagada: Solo los usuarios que hayan completado el pago de la inscripción tienen acceso. Si no has pagado, verás un mensaje con el enlace a la pasarela de inscripción.
• Fecha de apertura: El acceso se habilita a partir de la fecha que el administrador configura como «fecha de apertura de certificados y sala de exposiciones». Antes de esa fecha aparece el mensaje «La sala de exposiciones no está disponible todavía».

10.3 Qué contiene la Sala de Exposiciones

La Sala muestra únicamente las comunicaciones de ponentes con inscripción pagada y en estado Aprobada. Las comunicaciones están agrupadas por área temática y, dentro de cada área, ordenadas alfabéticamente por título.

Para cada comunicación se muestran:

• Título completo.
• Modalidad y área temática.
• Autor principal con avatar e información de su universidad.
• Co-autores (en Póster y Oral Vídeo).
• Resumen completo (introducción, metodología, resultados y conclusiones).
• Reproductor de vídeo integrado, si el ponente ha subido su vídeo de defensa.

Privacidad del autor: En casos donde el autor ha solicitado la eliminación, las comunicaciones y pagos aparecerán como « Autor eliminado».

11. Preguntas frecuentes

¿Puedo tener co-autores en un Simposio?

No. El tipo Simposio no admite co-autores. Esta opción solo está disponible para Póster Virtual y Oral Defensa Virtual.

¿Cuántas comunicaciones puedo enviar?

El número máximo lo establece el administrador del congreso. En la pantalla «Nueva Comunicación» verás un indicador que muestra cuántas has enviado y cuántas te quedan disponibles para cada tipo. Por defecto el límite habitual es 5 comunicaciones de tipo Póster/Oral y 1 Simposio.

Mi comunicación ha sido rechazada. ¿Qué hago?

Puedes editar la comunicación para subsanar los motivos del rechazo y volver a enviarla. Al guardar los cambios, el estado pasará automáticamente de Rechazada a Pendiente y será revisada de nuevo por el comité.

¿Por qué no veo el botón de vídeo?

El botón de vídeo solo aparece si la comunicación es de tipo Oral Vídeo o Simposio Y está en estado Aprobada. Comprueba ambas condiciones. Además, el administrador puede desactivar la subida de vídeos temporalmente; en ese caso el botón desaparece para los ponentes.

¿El PDF de la comunicación y el certificado son lo mismo?

No. El PDF de comunicación contiene el texto científico del trabajo y está disponible desde que la comunicación es aprobada. El certificado de participación es el documento acreditativo oficial y solo está disponible a partir de la fecha de apertura configurada por el administrador, y siempre que hayas completado el pago de la inscripción.

¿El análisis antiplagio bloquea automáticamente mi comunicación?

No. Si se detectan similitudes, la comunicación queda marcada para revisión manual por el comité, pero no se bloquea automáticamente. El comité decidirá si aprobarla o rechazarla valorando el contexto. Si el análisis resulta «Apta», recibirás un correo de confirmación.

¿Puedo borrar mi cuenta?

Puedes solicitar la eliminación de tu cuenta al administrador del congreso. Si tu cuenta es eliminada, tus comunicaciones quedarán en estado «autor eliminado» y se mostrará el texto « Autor eliminado» en lugar de tu nombre en la sala de exposiciones.

¿Dónde veo la fecha límite para enviar comunicaciones?

La fecha límite de envío está publicada en la sección de Normativa del congreso. Pasada esa fecha, el formulario de nueva comunicación y la opción de edición quedarán desactivados para los ponentes.

Para cualquier consulta técnica o incidencia con la plataforma, contacta con el equipo organizador del congreso a través del correo o formulario de contacto disponible en la web del evento.